Barrierefreie Dokumente mit PDF/UA – kurz und knapp
Excerpt: Dieser Beitrag gibt einen kurzen Überblick über PDF/UA und erklärt, was PDF/UA ist, warum es verwendet werden sollte, was wichtig ist und wie man PDF/UA-Dokumente erstellt.
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Diese Seite möchte Anwendern einen schnellen und komprimierten Überblick geben.
Was ist PDF/UA?
UA steht für Universal Access und ist der ISO Standard für barrierefreie PDF-Dokumente.
Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderung ist gesetzliche Vorgabe und gilt somit auch für PDF-Dokumente. PDF bietet technisch sogenannte Tags, mit denen man Objekte und Strukturen eines Dokuments beschreiben kann. Ein gutes Beispiel zum Verständnis ist ein blinder Mensch, der Bilder oder die Lesereihenfolge in einem Dokument nicht sehen kann. Die Tags beschreiben dann für eine Vorlese-Software einen Alternativtext für Bilder oder die Lesereihenfolge bei z.B. einem mehrspaltigen Zeitungsartikel.
Warum sollte man PDF/UA einsetzen?
Für Behörden in den meisten Ländern ist Barrierefreiheit einfach gesetzliche Vorgabe.
Mit gutem Tagging entstehen auch technisch bessere Dokumente. Diese Struktur-Informationen helfen bei der optimalen Darstellung von Dokumenten auf unterschiedlichen Geräten. Auch bei Dokumenten-Analyse-Anwendungen wie Künstliche Intelligenz ist dies hilfreich.
Wofür ist PDF/UA wichtig?
Zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und insbesondere PDF-Dokumente, die auf Webseiten veröffentlicht werden. Der Aufwand lohnt sich für wichtige Dokumente, die eine längere Lebenszeit haben. Ein häufiger Ansatz in der Praxis sind barrierearme Dokumente, die einen Kompromiss zwischen Kosten- und Nutzen-Aspekten darstellen.
Wie erstellt man PDF/UA?
Für digitale Dokumente liegt das „Geheimnis“ in der Quelle und das ist die eindeutige Empfehlung.
Ein nicht barrierefreies PDF nachträglich zu bearbeiten, ist relativ viel Aufwand. Die meisten Dokumente entstehen in Office-Anwendungen und hier helfen gut vorbereitete Templates. Office-Pakete wie z.B. Microsoft bieten bereits Prüf-Funktionen. Die Konvertierung nach PDF/UA ist dann in der Regel recht problemlos.
Technisch gibt es dann sehr viele Details für barrierefreie Dokumente.
Organisatorisch hat es sich in der Praxis bewährt, dass es in der Organisation ein Experten-Team geben sollte, die z.B. Templates vorbereiten. Die Anwender können sich dann auf die Dokumenten-Inhalte konzentrieren.
Gescannte Dokumente sind ein eigener Bereich. Ein gescanntes Dokument ist erst mal nicht barrierefrei. Hier gibt es sowohl für Einzel-Dokumente als auch für die Massenverarbeitung einige Werkzeuge, die ein sogenanntes Auto-Tagging durchführen. Diese Werkzeuge erkennen bereits recht viele Strukturen im Dokument, aber erreichen nur ein barrierearmes Ergebnis.
Die manuellen Nacharbeiten für die vollständige Barrierefreiheit reduzieren sich signifikant.
Viele Firmen bieten auch Tagging Services an, um die Dokumente manuell zu optimieren.
Die Mitglieder der PDF Association bieten viele Lösungen für PDF/UA an und Sie finden diese im Produkt-Bereich. Sie können auch einfach Ihre Anforderungen über den Solution Agent angeben und erhalten dann individuelle Vorschläge der Mitglieder.